LA RIUNIONE è uno degli strumenti organizzativi più amati e temuti al tempo stesso in azienda.
Se chiediamo ai nostri collaboratori cosa pensano delle riunioni probabilmente otterremo una delle tre posizioni che seguono:
- La riunione è un momento costruttivo indispensabile ed altamente efficace per l’avanzamento delle attività
- La riunione è una gran perdita di tempo perchè non si fanno passi avanti
- La riunione è pericolosa perché certi argomenti meglio trattarli singolarmente
Sappiamo che la riunione è un argomento da “TRATTARE CON CURA”, impegna il tempo di più persone e può fare la differenza se ben gestita.
Vediamo allora qualche buona regola per fare una riunione efficace.
Prima di tutto chiediamoci perché organizzare la riunione, predisponiamo un agenda efficace e comunichiamola ai partecipanti. Esempi di obiettivi per organizzare una riunione:
- Per raccogliere informazioni preliminari su un argomento
- Per analizzare insieme un argomento e capire quali sono le alternative
- Per decidere quale delle alternative possibili si vuole percorrere
- Per condividere informazioni su un’esperienza o un evento
- Perché fa parte del metodo di lavoro
- Per risolvere un problema o sciogliere delle tensioni organizzative.
- Per apprendere qualcosa di nuovo
- Per comprendere un fenomeno
- Per celebrare qualcosa o qualcuno
- E molte altre circostanze …
Il ruolo del Facilitatore
Una volta chiarito l’obiettivo l’elemento fondamentale è il Facilitatore. Il facilitatore può essere chiunque nel gruppo di lavoro ma è importante che comprenda quali sono le attività che deve svolgere con la massima attenzione.
Vediamo quali sono i compiti del facilitatore:
- Aiuta a sviluppare l’agenda della riunione
- Prepara la sala riunioni
- Introduce i partecipanti se non si conoscono
- Si assicura ci siano due ruoli importanti: chi scrive le note della riunione e chi tiene traccia del tempo
- Presenta ai partecipanti l’agenda e le regole di partecipazione alla riunione
- Fa in modo che la riunione resti focalizzata sull’agenda
- Si assicura che i commenti dei partecipanti e le idee vengano registrate
- Protegge le idee ed i partecipanti da attacchi suggerendo eventuali processi alternativi di discussione.
- Incoraggia l’espressione dei vari punti di vista
- Impedisce che la discussione si focalizzi su due persone soltanto
- Evita che le persone parlino di fatti noti solo a loro senza coinvolgere il resto del gruppo
- Aiuta il gruppo a prendere decisioni
- Gestisce l’extra tempo eventuale rispetto alla durata prevista
- Focalizza l’efficacia della discussione e la definizione dei prossimi passi
- Si accerta che si pianifichi la prossima riunione
- Cerca di identificare il gruppo che definirà l’agenda per la prossima riunione
- Cerca di alleviare la tensione con un po’ di umorismo
- Rimane neutrale rispetto alle posizioni in caso di conflitto di interesse personale
- Predispone piccole pause e “inietta” energia nel gruppo
- Al termine della riunione passa in rassegna chi ha preso impegni su cosa e si assicura che se ne prenda nota
Il ruolo di chi controlla i tempi e prendere nota
Atri due ruoli fondamentali per la buona riuscita della riunione sono: chi controlla i tempi e chi prende nota. Ruoli che possono anche essere ricoperti dal facilitatore ma per meglio diffondere la cultura della gestione della riunione è sempre meglio coinvolgere qualcuno dei partecipanti.
Il ruolo di chi osserva il linguaggio non verbale
E’ inoltre importante il ruolo di osservatore del clima emozionale del gruppo. Questo ruolo si rende necessario quando nella riunione ci sono più persone di quante ne possa gestire il facilitatore e consiste nel fare attenzione al linguaggio del corpo dei partecipanti, al clima della riunione ed all’energia del gruppo. Può interrompere la conversazione se necessario per far osservare cosa sta succedendo e porvi rimedio. Esempi di situazioni da gestire:
- Persone che sbadigliano, sonnecchiano, hanno cedimenti, irrequietezza vogliono abbandonare la riunione.
- Espressioni facciali: le persone non sono attente, assenti, arrabbiate o guardano nel vuoto?
- Lo sviluppo di conversazioni in sottogruppi
- Persone che si interrompono fra loro
Come definire allora delle regole per una buona conduzione della riunione?
- Alzare la mano per parlare. Il facilitatore prende nota e crea la lista degli interventi.
- Non interrompere l’altra persona mentre parla
- Il Facilitatore può interrompere per verificare se si stanno seguendo le regole di base
- Chiunque può interrompere per chiedere di spiegare meglio quanto detto
- Restare in tema e prendere nota di eventuali argomenti fuori tema da discutere in altra sede.
- Essere concisi e non ripetere quanto già detto da altri
- Educazione e rispetto. Focalizzare la discussione su problemi, opportunità e situazioni evitando di cadere in attacchi o giudizi personali.